“番茄工作法”是一套简单易行的时间管理方法,用以提升你个人和所在团队的生产力,从而做到:
一、番茄规则和技巧
 一个番茄时间共30分钟,包括25分钟的工作时间和5分钟的休息时间。
 每四个番茄时间过后,停止你的工作,进行一次较长时间的休息,大约15到30分钟。
 一个番茄时间是不可分割的,不存在半个番茄时间或一刻钟的番茄时间。
 一旦开启番茄计时器,就必须要坚持到底。
 如果你当真要打断当前番茄数时间,无论是你挡不住诱惑,还是真的发生了紧急的
 事情,你只需要做一件事:把当前的番茄时间作废,就算马上就要响铃了也是一样,
 然后在表中对应处标上点号。这时候你不能画“ ”。
 如果你在番茄计时器响起前就完成了手头的工作,你可以利用剩余的一部分番茄时间,复习一遍之前所学的,或检查一下所做的工作,这样可以使你得到一点小小的提高,记录一下你所做的事情,直到铃声响起。
 “保护你的番茄”,明确地告知想要打断你的人,并商量推迟他的请求。
 如果一项任务的估测值大于5到7个番茄,那么就打散它。复杂的工作应该被分割为小的事情。
 如果一项任务的估测值小于一个番茄,就把几个小任务组合成一个大任务。
 一个番茄一个番茄地连续下去,就会成功。
 下一个番茄时间会做得更好。
• 番茄工作法不要用于假期和休息期间的活动,好好享受生活

二、Pomotime软件的界面介绍
1、 to-do today以及activity inventory清单
 

 


名词解释:
一张TO DO TODAY工作计划表,每天开始时填写以下事项:
 小标题,包括时间、地点、人物
 清单,包৿今天要做的事情,并按先做和后做的顺序排列
 “计划外的紧急事件”。这些事件是不可预期的,但又必须要理的,当它们出现在表格中时,可能会推翻全天的计划。

2、 ACTIVITY INVENTORY活动清单
ACTIVITY INVENTORY活动清单,由以下两项组成:
 标题:人物、事件
 想到什么要做的就记什么,随出现随记。一天的结束时,把完成的事件划去。

 


 
3、“My performance in month year”本月表现
对本月的番茄使用情况进行统计
表一:对本月内每日内开始、完成、估计番茄数进行统计,让使用的人对自己执行和计划的情况进行检查和反思。
“started poms(开始番茄数) completed(完成番茄数) estimated(预估番茄数)”
预估:预测某项目由哪些活动组成(定性预估),以及某活动需要多少番茄钟完成(定量预估)。通过长期实践番茄工作法努力减少预估误差。

 


表二:对本月内每日内中断、内部中断、外部中断番茄数进行统计,让使用的人对自己中断情况进行检查和反思。
Interruptions(中断总数) internal (内部中断数) external(外部中断数)
内部中断:番茄钟时间内,来自自身的干扰,想要离开座位拿点喝的,或用一分钟刷刷微博。
外部中断:番茄钟时间内,在社交场合工作的人士会遇到,同学找你问作业,电脑提醒收到新邮件、即时消息等外界干扰。
表二:对本月内每日放弃的番茄占所有番茄数的百分比进行统计,让使用的人对自己执行过程中情况进行检查和反思。
Interruptions(中断总数) internal (内部中断数) external(外部中断数)

三、软件的使用
1、将近期要完成的活动全部填入“ACTIVITY INVENTORY 活动清单”表格。
2、每天早晨,从其中选出数项要在今天进行的活动,转入“ 今日待办” 表格。
3、对一些任务点击

 

(estimated pomo)对任务进行计划,每一个estimated pomo代表一个番茄时间。
完成任务计划后,点击

 

开始番茄时间,开始后弹出如图所示的时间倒计时悬浮窗口

 

(该图标为置顶悬浮)。在完成一个倒计时以后自动生成一个 。软件还定义了可自由添加的pomo个数的功能

4、中断的标记
应用番茄工作法时,中断是难以避免的问题。
4.1、内部中断:
• 应使这一类中断清晰可见,每次你想要做其他活动,在要记录当前番茄钟的位置旁边标记一个撇号(

 


• 再接再厉完成当前番茄钟,直到番茄钟响铃
4.2、外部中断:
• 应使这一类中断清晰可见,每次有人打断你的工作,在要记录当前番茄钟的×位置旁边画一个

 


• 采取“ 告知- 协商- 回电” 策略与中断者沟通
• 与前述内部中断相同的步骤,记下相关活动,继续完成当前番茄钟
• 多数看似紧急的外部中断,其实可以推迟25分钟或2 小时(4 个番茄钟)再来处理
• 番茄钟期间,可以关闭电子邮件和即时通讯软件

5、任务的完成及放弃
5.1、任务完成后,可点击

 

标记完成。完成后的任务不能再进行修改。

 


5.2、在无法继续当前的番茄时,需要标记放弃(abandoned pomodoro)

 


四、软件的设置
Pomotime提供了一些简单的设置选项及快捷键
1、软件的快捷键主要包括:
 

 


2、软件的设置项主要如图:
我们在这里可以对软件的字体,背景及声音进行一些简单的设置。同时可以对每个番茄时间及休息时间的长短进行设置。
 

 


3、 软件数据保存
软件的数据保存在软件安装目录的“dailytask”下,按照年-月-日层级进行保存。

四、总结

个软件比较忠实的的体现了番茄工作法的宗旨和方法,在软件的功能特别是任务信息组织上仍然有不足,但是就作为日常在电脑前长时间工作的白领来说,这样的简
单记录和执行功能已经满足了我们大多数任务的要求。在这里强调的是执行和坚持,对于任务和日程的完整记录,可以借助其他专业的时间管理软件。软件总会有我
们认为这样那样需要改进的地方,在希望开发者完善的同时,也不要本末倒置的忘记我们使用工具的初衷是:更好的解决我们现在面临的问题和任务,软件只不过是
途径和措施之一。

 

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