为Excel电子表格添加快速打印功能按钮的方法

对于需要频繁切换打印机来完成打印工作的人来说，切换打印机的重复操作非常繁琐且没有效率。其实微软早就为大家准备了各种解决重复劳动的各种工具，比如“快速访问工具栏”和“宏”。下面笔者就跟大家来讲讲如何利用这两个工具来为Excel电子表格添加快速打印的功能按钮，只要轻轻点击一下这个按钮，内容就会发送至指定的打印机进行打印，而不用管当前默认的打印机是哪一台。

一、添加“快速打印”功能按钮

首先打开Excel电子表格，点开窗口左上角下拉箭头的“自定义快速访问工具栏”，然后选择相应的功能即可。比如我们选择“快速打印”，这时我们会发现窗口左上角就多了一个打印机按钮，点击这个按钮当前表格就会发送至默认的打印机进行快速打印，比起原来需要先点击“文件”菜单，再点击“打印”，方便许多。

图1

二、启用宏

宏是一系列VBS命令的合集，说到宏脚本，很多人都觉得那是非常复杂难懂的编程语言，其实，微软早就为广大菜鸟用户提供了宏录制功能，即它可以将用户的操作过程以脚本语言的形式保存下来，在您下次需要执行相同操作时，执行一下录制的宏即可。宏一般情况下是默认不启用的，如果你需要使用则必须先去设置启用宏（如图2）。

图2

三、录制宏

例如我们来录制一个打印文档的宏脚本，首先点击“录制宏”（如图3），然后设置宏名称为PLQ_20K，并选择宏保存位置（如图4，当选择保存在“个人宏工作簿”时，将在所有工作簿上都可以执行该宏；注意，如需编辑保存在个人宏工作簿的宏，需要先到视图中取消隐藏），接着进行正常的打印操作，最后再次点击“宏”下拉菜单，选择“停止录制”，这样一个宏就录制成功了；点击“查看宏”就可以看到刚才已经录制好的宏，选择宏并点击执行（如图5），则刚才我们录制的打印操作会自动再执行一遍。笔者发现在Win10系统上无法录制打印操作的宏，但我们可以Win7系统上录制好之后再将宏脚本复制到Win10系统上使用。

图3

图4

图5

四、编辑宏

在刚才例子中录制的宏，在执行时它使用的是默认的打印机，如果我们要让宏使用指定的打印机，那就需要进一步编辑宏了。我们在查看窗口选中宏后，点击“编辑”（如图5）就可以进入到宏编辑窗口（如图6）。在Sub与End Sub之间就是宏脚本（VBS代码），我们不需要深入研究这些代码，只要知道在什么位置插入或者替换一些代码即可。

图6

我们先来看看直接录制打印过程得到的宏脚本如下：

Sub PLQ-20K打印机()
\’
\’ PLQ-20K打印机宏
\’ 发送至HP EPSON PLQ-20K ESC/P2打印机
\’
\’
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
End Sub

脚本中以单引号开头的行属于宏说明或脚本注释，是不用执行的，真正执行的代码只有两行，不用说这两行代码的意思肯定是发送当前表格至打印机进行打印。只要我们在这两行代码前加入一行选择指定打印机的代码，那就能实现刚才我们说的使用指定打印机进行快速打印的功能，这行代码就是：Application.ActivePrinter = “EPSON PLQ-20K ESC/P2 在 Ne07:”。添加之后宏脚本如下：

Sub PLQ-20K打印机()
\’
\’ PLQ-20K打印机宏
\’ 发送至HP EPSON PLQ-20K ESC/P2打印机
\’
\’
Application.ActivePrinter = “EPSON PLQ-20K ESC/P2 在 Ne07:”
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
End Sub

这里需要简单地解析一下选择打印机这行代码的使用方法，引号部分的意思是：”打印机名称在端口:”。打印机名称我们很容易获取，在控制面板-打印机里面可以看到，但这个端口却不是能直接看出来的，为此我们需要用到下面这个查看当前默认打印机名称和端口的宏：

Sub 查看当前打印机()
\’
\’ 查看当前打印机宏
\’ 显示当前打印机名称，用于Excel宏调用。
\’
\’
MsgBox Application.ActivePrinter
End Sub

随便录制一个宏，然后将上面的宏代码在编辑窗口中替换录制的宏代码即可。然后我们可以在Excel的打印界面改变当前默的认打印机（如图7），再执行上面的宏来查看当前打印机的名称和端口（如图8）。

图7

图8

在获取打印机名称和端口后，我们将选择打印机的宏代码替换为：Application.ActivePrinter = “Foxit PDF Printer 在 Ne01:”，那么使用PDF打印机快速打印的宏脚本如下：

Sub Foxit_PDF_Printer打印机()
\’
\’ Foxit_PDF_Printer打印机宏
\’ 发送至Foxit PDF Printer打印机
\’
\’
Application.ActivePrinter = “Foxit PDF Printer 在 Ne01:”
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
End Sub

如果我们在脚本最后加上一句选择回原打印机的代码，那就更完美了，这样还不会改变默认打印机的设置，宏脚本如下：

五、在”快速访问工具栏“中添加”宏“

上面我们录制好的宏功能很强大，但执行的时候需要依次点击”视图“-”宏“-”查看宏“-选择宏-”执行“，每次都按这个操作过程进行点击也是很烦人的，为此我们可以将宏添加到之前讲到的”快速访问工具栏“，功能按钮显示在窗口左上角，直接点击一下，宏就立即执行了，方便到不行不行的（如图9和图10）。